Datenschutz

Stand: 17. September 2026

1. Verantwortliche Person und Kontakt

Thomas Böhme
Unter Altstadt 8
6300 Zug
Schweiz

Kontakt für Datenschutzanliegen: kontakt@vereins-ki.ch

2. Geltungsbereich und Rollen

Diese Erklärung gilt für die öffentliche Website vereins-ki.ch, für Anfragen zu Starter Gratis und zur Trial-Version sowie für die Verarbeitung durch VereinsKI im Rahmen der Bereitstellung der Plattform.

Für Kontakt-, Angebots-, Trial- und Vertragsdaten ist VereinsKI verantwortlich. Nutzt ein Verein VereinsKI für seine Mitglieder-, Vorstands-, Dokumenten- oder Finanzdaten, bleibt der jeweilige Verein grundsätzlich für die fachliche Bearbeitung dieser Daten verantwortlich. VereinsKI bearbeitet diese Daten als technischer Dienstleister im Auftrag des Vereins. Die Einzelheiten werden vor einer produktiven Nutzung in einer Auftragsbearbeitungsvereinbarung und den Vertragsunterlagen geregelt.

3. Welche Daten wir bearbeiten und warum

Website und technische Zugriffe

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der Hosting-Provider technisch erforderliche Zugriffsdaten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser- und Geräteinformationen sowie die zuvor besuchte Seite, soweit sie vom Browser übermittelt wird. Die Bearbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr von Missbrauch.

Die öffentliche Website verwendet nach aktuellem Stand keine Analyse-, Werbe- oder Social-Media-Tracking-Dienste und setzt keine eigenen nicht notwendigen Cookies. Technisch erforderliche Serverprotokolle können dennoch entstehen.

Kontakt, Paketberatung und Trial-Anfrage

Wenn Du uns per E-Mail kontaktierst, Starter Gratis oder einen Trial-Zugang anfragst, bearbeiten wir die Angaben, die Du uns übermittelst. Dazu gehören in der Regel Name, Verein oder Organisation, Funktion, E-Mail-Adresse, Kommunikationsinhalt sowie die Informationen, die für die Vorbereitung eines Zugangs, Trials oder Angebots erforderlich sind. Wir verwenden diese Daten zur Beantwortung der Anfrage, zur Kontaktaufnahme, zur Vorbereitung und Begleitung des Zugangs oder Trials sowie zur Dokumentation der Geschäftsbeziehung.

Bitte sende per unverschlüsselter E-Mail keine Mitgliederlisten, Finanzdaten, Zugangsdaten oder andere vertrauliche Vereinsdokumente. Für die Übernahme von Vereinsdaten stimmen wir vorab einen geeigneten Übermittlungsweg und den Umfang der Daten ab.

Plattformnutzung

Bei der Nutzung der Plattform können – abhängig von den vom Verein gebuchten und freigegebenen Funktionen – insbesondere Benutzer- und Zugangsdaten, Mitglieder- und Kontaktangaben, Rollen und Zuständigkeiten, Kalender- und Aufgabeninformationen, Kommunikationsdaten, Dokumente und deren Metadaten sowie Daten aus Beitragswesen und Buchhaltung bearbeitet werden. Finanzdaten sind nur für die dafür berechtigten Rollen zugänglich.

Dokumente und Informationen werden nicht automatisch öffentlich. VereinsKI unterstützt rollenabhängige Sichtbarkeiten, insbesondere für Mitglieder, Vorstand und Finanzen. Der Verein entscheidet als verantwortliche Stelle über Inhalte, Berechtigungen, Veröffentlichungen und Freigaben.

KI-Option und Dokumentindex

Die KI-Option verarbeitet nur Inhalte, die für die jeweilige Rolle zugänglich und für diesen Zweck freigegeben sind. Sie kann Quellen durchsuchen, Antworten, Zusammenfassungen oder Entwürfe vorbereiten. KI-Ausgaben sind keine autonomen Entscheide und ersetzen keine menschliche Prüfung. Insbesondere darf die KI keine Nachrichten selbstständig versenden, Inhalte veröffentlichen oder Vereinsentscheide treffen.

Unterstützte Dokumente können nach Freigabe für Suche und OCR/indexiert werden. Bei Finanzdokumenten entscheidet der Kassier oder eine entsprechend berechtigte Person über die Freigabe. Eine optionale Cloud-KI wird nur eingesetzt, wenn sie ausdrücklich vereinbart, konfiguriert und für den jeweiligen Textbestand freigegeben wurde. Ohne eine solche Freigabe erfolgt keine Übermittlung von Dokumentinhalten an einen Cloud-KI-Anbieter.

4. Infrastruktur, Empfänger und Auftragsbearbeiter

Die öffentliche Website wird in der aktuellen Zwischenlösung über hosttech bereitgestellt. Dabei kann hosttech als Hosting-Provider technische Zugriffsdaten im für den Betrieb erforderlichen Umfang bearbeiten.

Die VereinsKI-Plattform ist für getrennte Entwicklungs-, Demo-, Trial- und Produktivumgebungen konzipiert. Die dokumentierte Betriebsgrundlage verwendet containerisierte Dienste auf einer Synology DS925+ mit PostgreSQL-Datenbank. Trial-, Demo- und Produktivdaten dürfen nicht dieselbe Datenbank, dieselben Volumes oder dieselben Secrets verwenden.

Weitere Empfänger erhalten Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht, eine Einwilligung vorliegt oder der Verein dies veranlasst. Dazu können insbesondere der E-Mail-Provider für den Versand, technische Wartungsdienstleister, der Hosting-Provider sowie – nur bei vereinbarter und freigegebener Cloud-KI – der betreffende KI-Anbieter gehören. Auftragsbearbeiter werden vertraglich zur datenschutzkonformen Bearbeitung verpflichtet.

Eine Bekanntgabe ins Ausland erfolgt nur, wenn sie für eine vereinbarte Leistung erforderlich ist, insbesondere bei einer ausdrücklich aktivierten Cloud-KI. In diesem Fall informieren wir vor der Aktivierung über Empfängerstaat, Anbieter und die vorgesehenen Schutzmassnahmen.

5. Aufbewahrung und Löschung

Wir bearbeiten Personendaten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Durchsetzung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist. Kontakt- und Trial-Anfragen werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht oder anonymisiert, sofern keine Geschäftsbeziehung, gesetzliche Pflicht oder berechtigte Dokumentationsnotwendigkeit entgegensteht.

Trial-Daten werden nach Ablauf des vereinbarten Trials deaktiviert und nach der vereinbarten Übernahme- oder Löschfrist gelöscht oder anonymisiert. Produktive Vereinsdaten werden nach Vertragsende nach den vertraglich vereinbarten Regelungen herausgegeben, gelöscht oder anonymisiert. Daten können bis zum Ablauf der jeweiligen Backup-Aufbewahrung in Sicherungskopien verbleiben. Backups werden nicht für den laufenden Betrieb verwendet und nur kontrolliert wiederhergestellt.

6. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung und unbefugter Bekanntgabe zu schützen. Dazu gehören insbesondere rollenbasierte Zugriffe, die Trennung von Umgebungen und Vereinsdaten, Zugriffsschutz für administrative Konten, abgesicherte Betriebsabläufe sowie Backups. Der konkrete Schutzumfang richtet sich nach der eingesetzten Umgebung und dem vereinbarten Leistungsumfang.

7. Deine Rechte

Du kannst im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten wir über Dich bearbeiten. Du kannst zudem die Berichtigung unrichtiger Daten sowie – soweit die Voraussetzungen erfüllt sind – die Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung verlangen und einer Bearbeitung widersprechen. Für ein Auskunfts- oder Datenschutzbegehren kontaktiere uns bitte per E-Mail. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen, soweit dies zum Schutz der Daten erforderlich ist.

Wenn die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union auf eine Bearbeitung anwendbar ist, können zusätzlich die dort vorgesehenen Rechte gelten, insbesondere auf Datenübertragbarkeit und Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde.

8. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Funktionen, Infrastruktur, eingesetzte Dienstleister oder gesetzliche Anforderungen ändern. Massgebend ist die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung mit dem angegebenen Stand.

9. Wichtiger Hinweis für Vereine

Jeder Verein bleibt dafür verantwortlich, seine Mitglieder und weitere betroffene Personen über die eigene Datenbearbeitung zu informieren, Zugriffsrechte korrekt zu vergeben, Dokumentfreigaben zu prüfen und insbesondere bei Bildern, Gesundheitsdaten oder anderen besonders schützenswerten Angaben die erforderlichen Voraussetzungen sicherzustellen.